Mamy drugą połowę marca 2020 roku. W Polsce i na świecie pandemia koronawirusa (COVID-19). Wiele firm i instytucji – tam gdzie jest to możliwe – przechodzi na pracę zdalną.
Polecam mój tekst dotyczący pracy zdalnej.
W celu ułatwienia pracy sobie, moim Klientom oraz współpracownikom zrobiłem przegląd narzędzi dla zespołów. Początkowo zająłem się narzędziami, które już znałem i używałem w codziennej pracy.
Dla kogo?
Wziąłem pod uwagę grupę odbiorców, do których rozwiązania powinny być skierowane – byli to głównie ludzie techniczni lub osoby, które na codzień pracują z komputerem. Do wspomnianych przeze mnie grup należą m.in. programiści, menadżerowie projektów, pracownicy administracyjni, księgowi.
Co jest ważne w zdalnej współpracy i komunikacji?
Nie zawsze wszystko jesteśmy w stanie przekazać na chacie lub w mailu. Także szybciej, a nawet przyjemniej można się zdzwonić i porozmawiać, przekazując ważne informacje lub dyskutując nad konkretnym rozwiązaniem. Czasem taki „szybki call” może w pewnym stopniu zastąpić rozmowę przy ekspresie w firmowej kuchni.
Narzędzia.
Narzędzia do pracy z domu możemy podzielić na grupy, w zależności od zadań jakie spełniają:
- komunikacja w zespole,
- organizacja zdalnych spotkań / szkoleń / konferencji,
- zarządzanie projektami i zespołem,
- wspierające koncentrację i skupienie.
Wiele narzędzi spełnia kilka lub wszystkie z powyższych zadań. Brałem pod uwagę narzędzia zarówno bezpłatne jak i te płatne, ale z możliwością darmowego wykorzystania z ewentualnymi limitami. Wszystkie narzędzia działają zarówno w wersjach desktopowych oraz mobilnych.
Komunikacja w zespole i organizacja spotkań.
Slack
Slack jest komunikatorem, który pozwala na pracę w różnych zespołach, projektach, a nawet organizacjach (Workspaces). Oprócz kanałów (pokoi) publicznych i prywatnych oraz bezpośrednich rozmów (DM) umożliwia szybkie przesyłanie plików, a w wersji płatnej audio/video konferencje oraz współdzielenie ekranu. Slack posiada też możliwość integracji z wieloma innymi aplikacjami.
Polecam Slack 101 – niedawno otwarty poradnik.
Microsoft Teams
Teams to aplikacja dostępna w pakiecie Office 365, która pozwala na komunikację w zespole. Również posiada opcję audio/wideo rozmowy, a nawet utworzenia konferencji (wersja premium – do 10 tys. uczestników), w której mogą uczestniczyć osoby spoza naszej organizacji. W Teamsach także posiadamy opcję współdzielenia ekranu. Narzędzie Microsoftu pozwala na współdzielenie plików (dokumenty Word, Excel, Power Point itp.), a nawet pracę nad nimi w czasie rzeczywistym.
Microsoft także posiada poradnik dla użytkowników.
Zoom.us
Narzędzie głównie kojarzące się ze spotkaniami wideo. Dzięki Zoom.us można tworzyć szybkie video-calle 1:1, ale także większe audio/video spotkania, a nawet webinary. W Zoom-ie możemy również komunikować się za pomocą prywatnych wiadomości tekstowych, a także kanałów rozmów. Jak wszystkie wspomniane narzędzia posiada także opcję współdzielenia ekranu.
Serwis dobrze sobie radzi w organizacjach, w których wszyscy posiadają e-mail w jednej domenie – tworzy wtedy „książkę kontaktową” osób, które się zarejestrują.
Zoom.us także posiada bardzo rozbudowane centrum pomocy.
Zarządzanie projektami i zespołem.
Trello
Trello to narzędzie, które umożliwia w prosty i przyjemny sposób zarządzenie całym zespołem lub konkretnym projektem. Oczywiście, zarządzać w nim można absolutnie wszystkim, co pokazują gotowe do wykorzystania szablony przygotowane przez społeczność.
Trello to także świetna aplikacja do organizacji pracy i kierowania projektem w metodykach zwinnych (np. Scrum)
Asana
Asana jest świetnym narzędziem do zarządzania projektami. Szczególnie, gdy mamy dużo różnych projektów i współdzielimy je z większą ilością osób. Jest to także narzędzie bardziej rozbudowane od wspomnianego Trello. Zadania można przeglądać w formie różnych widoków – może to być lista zadań, tablica „kanbanowa”, czy widok kalendarza (przydatne, gdy mamy ustalone terminy).
Rozpoczynając przygodę z Asaną mamy do dyspozycji własną przestrzeń roboczą (Personal Projects), która pozwala nam na tworzenie własnych, osobistych projektów. Następnie możemy stworzyć dowolną liczbę workspace’ów (przestrzeni roboczych), a także dołączyć do już istniejących. Wszystko za pomocą jednego konta.
Float
Float to kolejna aplikacja do zarządzania projektami oraz zespołami. Umożliwia ona szybki przegląd tego, co dzieje się w poszczególnych projektach oraz jakie jest obłożenie członków zespołu. Aplikacja jest płatna (od $5 za użytkownika, za miesiąc), można ją wypróbować przez pierwsze 30 dni.
Dostępne są dwa widoki, gdzie grupujemy zadania wg użytkowników lub projektów. Zarządzanie zadaniami we Float działa na zasadzie „drag & drop”. W prosty sposób przypisuje się zadanie do projektu i użytkownika, przy pomocy krótkiego formularza. W aplikacji dostępne są liczne statystyki, wyliczenia, a nawet prognozy, które na podstawie posiadanych informacji pomogą przewidzieć powodzenie projektów.
Todoist
Todoist jak sama nazwa wskazuje – w skrócie – umożliwia tworzenie list rzeczy do zrobienia. Nie kończy się on jednak tylko na jednej liście – możemy w nim tworzyć projekty, które współdzielimy z innymi osobami. Osobiście używam Todoist do rzeczy prywatnych i służbowych, dzieląc się z Żoną listą zakupów lub wspólnych spraw do załatwienia oraz zapisując rzeczy do zrobienia w projektach.
Do zarządzania projektami lub zespołami polecam jednak płatną wersję – Todoist Business ($5 za użytkownika, za miesiąc), który pozwala na prowadzenie do 500 projektów, a w poszczególnych projektach może znajdować się maksymalnie 50 osób. Wersja dla zespołów pozwala także na współdzielenie plików, dodawanie komentarzy do zadań, przeglądanie dziennika aktywności i wiele innych funkcji, których nie ma w wersji darmowej.
Toggl
Toggl to prosta aplikacja do rejestracji czasu spędzonego nad zadaniami lub projektami. Może ona działać zarówno w formie webowej, aplikacji desktopowej oraz aplikacji mobilnej. Program posiada również wiele integracji, które mogą posłużyć nawet do automatyzacji rejestracji czasu.
W wersji darmowej oprócz samej rejestracji czasu pracy możemy tworzyć raporty filtrowane przez zespół, klientów oraz projekty. Wersja ta jest dostępna maksymalnie dla 5 użytkowników.
Aplikacje wspierające koncentrację i skupienie.
Narzędzia pozwalające na realizację tego zadania mogą być różne. Może to być zarówno aplikacja lub serwis do słuchania muzyki (Spotify, Tidal, Deezer, YouTube), ale także blokująca nam czasowo dostęp do wybranych stron lub aplikacji na smartfonie (Freedom, Forest). Odgłosy natury (np. Noisli) lub medytacja także mogą pomóc w osiągnięciu lepszej koncentracji.
Noisli.com 
Spotify.com 
Forest App
Dziś już w mobilnych systemach operacyjnych (w najnowszych wersjach) istnieją narzędzia, które pozwalają na zarządzanie aplikacjami, które możemy aktualnie używać lub ograniczać czas używania.
To nie wszystko.
Wybrałem narzędzia, które znam, korzystam i szczerze polecam. To oczywiście nie wszystkie, które mogą ułatwić pracę (nie tylko) zdalną.
Jeśli znasz inne serwisy lub aplikacje, których używasz i pomagają Ci w pracy – daj znać.
Miłej pracy. Zdalnej.
Zdjęcie otwierające artykuł: Caspar Camille Rubin, Unsplash
W czasach zarazy.
W czasach epidemii koronawirusa powstała strona Tech against Coronavirus. Zachęcam do przejrzenia aplikacji, które tam się znajdują.